Řízení dokumentů externího původu

Řízení dokumentů externího původu

Dokumenty externího původu pro oblast technické normalizace a oblast řízení jakosti jsou: technické normy:
  • ISO, EN, ČSN, ČSN EN, DIN, BS atd. tj. normy mezinárodní, národní včetně národních norem , které přejali normy EN ISO či EN ISO
  • podnikové normy, materiálové listy a další formy technických specifikací dodavatelů, odběratelů a vlastní organizace (pozn. zejména v případech, kdy je dohodnuto, že podle těchto technických specifikací bude postupováno při nákupu či prodeji (zpravidla ve smlouvě či objednávce).
právní předpisy vztahující se k:
  • obecně k obchodnímu styku
  • ke značení výrobků
  • k metrologii
  • k hygienickým požadavkům
  • k požadavkům k bezpečnosti výrobků
  • k dalším oblastem, např. problematice obalů, odpadů atd.
Pozn. Je účelné do řízení dokumentů zahrnout další právní předpisy i mimo technickou normalizaci a řízení jakosti.

Cíl řízení dokumentů

Cílem řízení dokumentů je zajistit aby:
  • v organizaci bylo aktuální znění dokumentů
  • aktuální dokument měl k dispozici pracovník, který podle něj musí postupovat
Toto není jednorázová záležitost, musí fungovat průběžně, tj. musí být zajištěno změnové řízení. Pro zajištění těchto cílů je nutné stanovit:
  • dokumenty, které budou řízeny – tj. dokumenty externího původu, které organizace využívá
  • pracovníky, funkce či útvary, které jednotlivé dokumenty využívají
  • pracovníky či funkce, které budou zajišťovat:
  • sledování novinek v dané oblasti (nové normy, změny norem, zrušení norem, nové zákony, vyhlášky jejich změny atd.)
  • nákup – pořízení dokumentu a zajištění, že se tento dokument dostane k příslušnému pracovníkovi a ten vezme na vědomí, že podle něj má postupovat
  • stažení neplatného dokumentu a v případě archivace označení neplatného dokumentu
    Pozn.: v případě technických norem lze na základě dohody s dodavatelem či odběratelem postupovat i podle starších vydání norem. V tomto případě je nutno dokument příslušným způsobem označit (jedná se o dokument překonaný, ale pro daný případ je nadále platný)
  • archivaci neplatných dokumentů, pokud je potřeba neplatný dokument archivovat, neplatný dokument označit jako neplatný, nahrazený atp., aby nedošlo k jeho nezáměrnému použití.

    Možnosti řešení

  1. krok: určení dokumentů, které budou řízeny
  2. krok: určení pracovníků, kteří budou řízení dokumentů zajišťovat (zpravidla se na řízení bude podílet více pracovníků – podle typu dokumentu)
  3. krok: určení pracovníků, funkcí, pracovišť a dokumentů, které pro svoji práci potřebují

Příklady řešení k jednotlivým druhům dokumentů

Technické normy:
  • ČSN: určený pracovník sleduje:
    • Věstník ÚNMZ (měsíčně)
    • stránky www.csni.cz

    Při zjištění normy, která se organizace týká, ji zajistí a předá příslušnému pracovníkovi, pracovišti, případný starý dokument stáhne, archivovaný výtisk označí

    O normách je veden seznam s údaji:
    • označení normy
    • název normy
    • datum vydání
    • rozdělovník
    • případně další údaje, které jsou v dané organizaci vhodné
  • PN: určený pracovník
    • při uzavírání smluvního vztahu si vyžádá PN (případně jinou formu technické specifikace – např. materiálový list) k výrobku, který je předmětem smlouvy
    • ve stanovených intervalech provede revizi aktuálnosti – tj. vyžádá si od smluvního partnera informace o aktuálnosti PN (pokud tyto informace neposkytne smluvní partner ze své iniciativy)
    O těchto PN je veden seznam s údaji:
    • označení normy
    • název normy
    • kdo normu vydal
    • datum vydání
    • rozdělovník
    • případně další údaje, které jsou v dané organizaci vhodné
  • právní předpisy (zákony, vyhlášky, nařízení vlády): určený pracovník sleduje:
    • Sbírku předpisů České republiky (Sbírku zákonů České republiky)
    • informace od smluvního poskytovatele této služby (TZÚ)
    • Sbírku předpisů na WWW stránkách (placený přístup)
    Při zjištění normy, která se organizace týká ji zajistí a předá příslušnému pracovníkovi, pracovišti, případný starý dokument stáhne, archivovaný výtisk označí O těchto právních předpisech veden seznam s údaji:
    • označení předpisu
    • název předpisu
    • datum vydání, platnosti
    • změny, doplňky atd.
    • rozdělovník
    • případně další údaje, které jsou v dané organizaci vhodné