Oběh písemností ve firmě

Příjem písemností

U každé firmy dochází k příjmu písemností, tedy tento příjem by měl být upraven postupem, závazným pro každého pracovníka, tedy i majitele. Pouze v tomto případě nedojde ke zbytečným nepříjemnostem vzniklých pozdním dodáním písemností, zapomenutím, nebo jejich ztrátám.

Došlá písemnost převzata od pošty nebo donesena pracovníkem je opatřena prezenčním razítkem firmy s uvedením data příchodu do firmy a zaevidována do "Knihy došlé pošty" (pouze významné písemnosti, písemnosti doporučené). Písemnost je předána odpovědnému pracovníkovi k vyřízení.

V prezenčním razítku jsou údaje: název a sídlo firmy

datum

počet příloh

uvedení jména pracovníka odpovědného za vyřízení

Velké firmy mají oběh písemností upraven ve vnitropodnikové Směrnici, která vychází z konkrétních podmínek.

Odesílání písemností

Ve větší firmě nebo na základě rozhodnutí pověřeného pracovníka i v menší firmě, mají pracovníci odesílající písemnosti přidělené "spisové značky" (viz vnitropodniková Směrnice firmy – podle jejích potřeb). Dle této značky lze jednoznačně určit pracovníka, který je odpovědný za odeslanou písemnost. Odesílanou písemnost významného rázu je nutno zaevidovat v "Knize odeslané pošty" – vede ji pověřený pracovník.

Každý pracovník, který odesílá písemnosti je povinen pořadově zakládat kopie. Tuto činnost provádí někdy i určené pracoviště – např. sekretariát firmy.

Ukládání a archivace písemností

Při odesílání písemností je nutné vždy mít ve firmě ponechanou kopii pro svoji informaci. Rovněž došlé písemnosti je nutno uschovávat.

Písemnosti zpravidla na konci roku třídíme, které již nebudeme potřebovat, ukládáme do archivu. Tyto písemnosti jsme povinni po určenou dobu archivovat, platí zde i důvod použití pro vlastní pozdější potřebu (např. reklamace, důkaz v soudním jednání apod.).

Evidence písemností se řídí Archivním řádem.