Obchodní písemnosti při nákupu a prodeji

Firmy mezi sebou navazují spolupráci, poznávají nové partnery, se spolehlivými udržují kontakty nadále. Dochází k uzavírání obchodních dohod – kontraktů. Tyto dohody jsou zpravidla předjednány ústně, poté upřesněny, závěrečná podoba je však pouze v písemné formě.

K těmto obchodním písemnostem patří:

  • poptávka
  • nabídka (vyžádaná, nevyžádaná)
  • objednávka
  • potvrzení objednávky
  • kupní smlouva

Při sestavování obchodní korespondence nevystačíme však pouze s těmito základními písemnostmi, neboť může dojít k jejich nepravidelnému průběhu (jak je spíše obvyklé v běžné praxi). Proto musíme být připraveni na různé varianty k doplnění běžné korespondence, jako jsou např.:

  • nepřijetí objednávky dodavatelem
  • odvolání objednávky odběratelem
  • urgence
  • odpověď na urgenci
  • reklamace
  • odpověď na reklamaci
  • upomínka
  • odpověď na upomínku
  • předání písemností

Každá z výše uvedených písemností musí mít určité náležitosti, na které nesmíme zapomenout, jinak se vystavujeme nebezpečí, že zakázka nebude zhotovena dle našich představ, popřípadě může dojít k neplatnosti kontraktu pro nedostatek nebo nepřesnost informací.

K těmto základním náležitostem obecně platným pro každou obchodní písemnost patří:

  • přesný název zúčastněných stran
    U fyzických osob název dle Živnostenského listu, u právnických osob název, pod jakým jsou zapsáni v Obchodním rejstříku, kdy je nutno zdůraznit, že i taková, na první pohled maličkost, jako je čárka, nebo pomlčka nebo zkomolený název mohou způsobit neplatnost smlouvy, popř. problémy se Živnostenským nebo Finančním úřadem. (Nezapomenout na § 13a obch. zákoníku – obchodní listiny!)
  • přesné datum sepsání obchodní písemnosti, i dalších dat
    Pokud se spleteme, může této naší chyby využít náš obchodní partner (splatnost faktur).
  • přesné sestavení obchodní písemnosti
    se všemi náležitostmi charakteristickými pro tuto konkrétní písemnost
  • obchodní písemnost musí být podepsána pověřeným nebo zplnomocněným pracovníkem
    Může se tedy stát v malé firmě, že všechny písemnosti bude podepisovat jedna osoba a naopak ve velké firmě jsou přeneseny kompetence na vymezený okruh pracovníků (podpisové vzory). Písemnost podepsaná nekompetentním pracovníkem je neplatná.

Při stylizaci každé obchodní písemnosti musíme mít na mysli předchozí ustanovení obecných zásad. Vycházíme z nich při sestavování obchodních dopisů, i když dále v textu na ně již není odkaz, vždy musí být jejich součástí.

Poptávka

Obchodní písemnost, kterou firma hledá pro sebe vhodného dodavatele se nazývá poptávka. Existuje množství dodavatelů, ze kterých si lze vybrat, nebo hledáme, zda na trhu existuje vůbec dodavatel na náš požadavek. Poptávka je nezávazná, náš dotaz nás v žádném případě nenutí odebrat nabídnuté, máme možnost srovnat úrovně jednotlivých nabídek. Ve své poptávce musíme jasně specifikovat požadavky.

Poptávku stylizujeme do tří hlavních celků:

  • Úvod
    Stručně sdělíme, odkud víme o této dodavatelské firmě (noviny, reklama, výstava, ústní doporučení).
  • Hlavní informační sdělení
    Zde přesně a výstižně popíšeme, specifikujeme předmět naší poptávky. Uvedeme požadavky na tvar, barvu, množství, cenu, dodací podmínky, lhůtu apod..
  • Závěr
    Vybídneme firmu k zaslání nabídky, omezíme ji časem, po který na ni čekáme.

Nabídka

Jedná se o obchodní písemnost, pomocí níž nabízí firma konkrétním nebo případným zájemcům své služby nebo výrobky, tedy činnost dle svého zaměření. Každá nabídka musí být pravdivá – pozor na klamavou reklamu.

  • Nabídka vyžádaná
    Je reakcí na obdrženou poptávku a tedy musí být velmi konkrétní. Může být v celém rozsahu kladná nebo upozorňuje na rozdíly mezi poptávkou a nabídkou s možností jejich upřesnění.
  • Nabídka nevyžádaná
    Je sestavována a rozesílána za účelem získání dalšího okruhu zájemců o činnost firmy. Je obecnější, zato stylisticky musí být důraznější a přesvědčivější. Někdy bývá sestavena do formy inzerátů nebo letáků.

Nabídku stylizujeme do tří hlavních celků, podobně jako u poptávky:

  • Úvod
    U vyžádané nabídky poděkujeme firmě za projevený zájem a obdrženou poptávku, u nevyžádané odpadá.
  • Hlavní informační sdělení
    Přesně popíšeme námi nabízené služby, výrobky apod., samozřejmě včetně dodacích podmínek (lhůty, ceny, doprava, mimořádné slevy).
  • Závěr
    Ujištění o kvalitním splnění dodávky, výzva k zaslání objednávky.

V praxi se často stává, že může dojít ke změně v nabídce v době od jejího odeslání. V tomto případě je naší povinností i v našem zájmu, seznámit s těmito změnami i odběratele – upřesnit nabídku formou písemného dodatku. Doplníme tedy údaje a dotážeme se, zda odběratel souhlasí s těmito změnami.

Objednávka

Firma, která obdržela na svoji poptávku odpovědi – nabídky, je vyhodnotí a té, která nejvíce vyhovuje, zašle objednávku. Objednávka je tedy obchodní písemnost, je již závazná, podmínky dohodnuté, sepsané, je nutné dodržet. Jakákoliv změna v již podepsané objednávce může nastat zase pouze písemnou formou s podpisy obou zúčastněných stran. Objednávka se vyhotovuje v několika paré (vyhotoveních) dle potřeby. Objednávku pro urychlení je možné zařídit telefonicky (ovšem nesmíme zapomenout ji písemně potvrdit) nebo zaslat e-mailem. Na objednávku existuje spousta formulářů, které je možno použít, nebo ji sestavíme sami na čistý nebo firemní papír.

Objednávka může být nahrazena kupní smlouvou.

Objednávka musí bezpodmínečně obsahovat tyto náležitosti:

  • datum sepsání objednávky, její pořadové číslo
  • přesně specifikované požadavky (konkrétní určení zboží, množství, ceny)
  • termín dodání
  • způsob platby

Pokud sestavujeme objednávku na čistý papír, potom ji skládáme z těchto celků:

  • přesné názvy, právní formy a sídla dodavatelské a odběratelské firmy, vč. spisové značky podle OR nebo jiné evidence
  • můžeme v úvodu poděkovat za nabídku (nemusí vždy být)
  • náležitosti objednávky (konkrétní určení předmětu, množství a ceny)
  • termín dodání
  • způsob platby
  • podpis oprávněné osoby za objednávku

Potvrzení objednávky

Příjemce objednávky ji budˇ okamžitě obratem vyřídí, nebo musí písemně potvrdit její přijetí a provedení. Tímto svým písemným potvrzením se zavazuje k jejímu provedení. Toto písemné potvrzení může být i na jednom výtisku kopie objednávky, kterou zašle zpět odběrateli nebo může toto potvrzení sepsat zvlášť, případně velké firmy mají razítko se stvrzujícím textem, ke kterému se připojí pouze podpisy oprávněných osob.

Pokud tedy sepisujeme potvrzení na čistý papír, musí obsahovat:

  • poděkování za obdrženou objednávku
  • potvrzení čísla objednávky sepsané dne, čeho se objednávka týká
  • stvrzení, že objednávka bude provedena podle požadavků objednatele

Kupní smlouva

Kupní smlouvu můžeme uzavírat podle ustanovení občanského zákoníku nebo podle ustanovení obchodního zákoníku, záleží na subjektech, které smlouvu sepisují.

Kupní smlouva (§ 588 OZ)

Na základě uzavřené kupní smlouvy vznikne prodávajícímu povinnost předmět koupě kupujícímu odevzdat a kupujícímu vznikne povinnost předmět koupě převzít a zaplatit za něj dohodnutou cenu.

Kupní smlouva vzniká, pokud se strany dohodnou o celém jejím obsahu, minimálně o podstatných náležitostech. Kupní smlouva může být ústní, pouze koupě nemovitostí musí mít písemnou formu a účinnosti pak tato smlouva nabývá vložením do katastru nemovitostí.

Podstatnými náležitostmi kupní smlouvy jsou:

  • určení smluvních stran (prodávající a kupující)
  • určení prodávané věci
  • určení ceny

Další části kupní smlouvy:

  • doba plnění
  • předání zboží
  • placení ceny

Kupní smlouvu lze změnit nebo doplnit pouze po souhlasné písemné dohodě obou smluvních stran (v případě, že smlouva byla vyhotovena písemně).

Kupní smlouva (§ 409 a. n. ObZ)

Kupní smlouvou uzavřenou podle obchodního zákoníku se prodávající zavazuje odevzdat kupujícímu zboží, tzn. movité věci určené jednotlivě nebo alespoň co do množství a druhu a kupující se zavazuje zaplatit kupní cenu.

Smlouvu lze uzavřít písemně, ústně, popř. i konkludentně. Smlouva vzniká, pokud se strany dohodnou o celém jejím obsahu, minimálně o podstatných náležitostech.

Podstatné náležitosti kupní smlouvy:

  • smluvní strany (prodávající a kupující)
  • určení zboží
  • určení kupní ceny

Další části kupní smlouvy:

  • doba plnění
  • záruka
  • určení dokladů
  • způsob přepravy zboží, resp. předání
  • placení kupní ceny