Řízení technických norem v organizaci

V této kapitole se dozvíte jak zajistit, aby v organizaci byly aktuální technické normy, případně i právní předpisy a byly k dispozici pracovníkům, kteří podle nich musí postupovat. Jak jsme si již ukázali, existují mezi technickými normami a právními předpisy dosti těsné vztahy a to zejména v oblasti stanovených výrobků. Proto v rámci této kapitoly popíšeme jak v organizaci zacházet s technickými normami i právními předpisy, které označíme souhrnně jako externí dokumentaci, tj. popíšeme si jak tyto dokumenty řídit.

Externí dokumentaci tvoří:

Technické normy:

• ISO, EN, ČSN, ČSN EN, DIN, BS atd. tj. normy mezinárodní, národní včetně národních norem, které přejali normy EN ISO či EN ISO
• podnikové normy, materiálové listy a další formy technických specifikací dodavatelů, odběratelů a vlastní organizace (pozn. zejména v případech, kdy je dohodnuto (zpravidla ve smlouvě či objednávce), že podle těchto technických specifikací bude postupováno při nákupu či prodeji.

Právní předpisy vztahující se k:

• obecně k obchodnímu styku
• ke značení výrobků
• k metrologii
• k hygienickým požadavkům
• k požadavkům k bezpečnosti výrobků
• k dalším oblastem, např. problematice obalů, odpadů atd.

Pozn. Je účelné do řízení dokumentů zahrnout další právní předpisy i mimo technickou normalizaci a řízení jakosti.

Cíl řízení dokumentů

Cílem řízení dokumentů je zajistit aby:

• v organizaci bylo aktuální znění dokumentů
• aktuální dokument měl k dispozici pracovník, který podle něj musí postupovat

Toto není jednorázová záležitost, musí fungovat ve stanovených intervalech, tj. musí být zajištěno změnové řízení.

Pro zajištění těchto cílů je nutné stanovit:

• dokumenty, které budou řízeny – tj. externí dokumenty, které organizace využívá
• pracovníky, funkce či útvary, které jednotlivé dokumenty využívají
• pracovníky či funkce, které budou zajišťovat:
• sledování novinek v dané oblasti (nové normy, změny norem, zrušení norem, nové zákony, vyhlášky, nařízení vlády, jejich změny atd.)
• nákup – pořízení dokumentu a zajištění, že se tento dokument dostane k příslušnému pracovníkovi a ten vezme na vědomí, že podle něj má postupovat
• stažení neplatného dokumentu a v případě archivace označení neplatného dokumentu
• archivaci neplatných dokumentů, pokud je potřeba neplatný dokument archivovat, neplatný dokument označit jako neplatný, nahrazený atp., aby nedošlo k jeho nezáměrnému použití.

Pozn.: v případě technických norem lze na základě dohody s dodavatelem či odběratelem postupovat i podle starších vydání norem. V tomto případě je nutno dokument příslušným způsobem označit (jedná se o dokument překonaný ale pro daný případ je nadále platný)

Možnosti řešení

• určení dokumentů, které budou řízeny
• určení pracovníků, funkcí, pracovišť a příslušných dokumentů, které pro svoji práci potřebují
• určení pracovníků, kteří budou řízení dokumentů zajišťovat (zpravidla se na řízení bude podílet více pracovníků – podle typu dokumentu)

Příklady řešení k jednotlivým druhům dokumentů

Technické normy:

ČSN

určený pracovník sleduje:

• Věstník ÚNMZ (měsíčně), www.unmz.cz
• stránky www.cni.cz

Při zjištění normy, která se organizace týká, ji zajistí a předá příslušnému pracovníkovi, pracovišti, případný starý dokument stáhne, archivovaný výtisk označí

O normách je veden seznam s údaji:

• označení normy
• název normy
• datum vydání
• rozdělovník
• případně další údaje, které jsou v dané organizaci vhodné.

PN

určený pracovník

• při uzavírání smluvního vztahu si vyžádá PN (případně jinou formu technické specifikace – např. materiálový list) k výrobku, který je předmětem smlouvy
• ve stanovených intervalech provede revizi aktuálnosti – tj. vyžádá si od smluvního partnera informace o aktuálnosti PN (pokud tyto informace neposkytne smluvní partner ze své iniciativy)
• těchto PN je veden seznam s údaji:
• označení normy
• název normy
• kdo normu vydal
• datum vydání
• rozdělovník
• případně další údaje, které jsou v dané organizaci vhodné.

Poznámka: podobným způsobem je vhodné řídit i bezpečnostní listy.

Právní předpisy (zákony, vyhlášky, nařízení vlády):

určený pracovník sleduje:

• Sbírku předpisů České republiky (Sbírku zákonů České republiky) v tištěné nebo elektronické formě
• informace od smluvního poskytovatele této služby
• placený přístup na www stránkách
• jiný zdroj informací o právních předpisech

Při zjištění předpisu, který se organizace týká, předpis zajistí a předá příslušnému pracovníkovi, který zajistí uplatnění předpisu v praxi, případný starý dokument stáhne, archivovaný výtisk označí.

O těchto právních předpisech vede seznam s údaji:

• označení předpisu
• název předpisu
• datum vydání, platnosti
• změny, doplňky atd.
• rozdělovník
• případně další údaje, které jsou v dané organizaci vhodné.