Typický vývozní obchodní případ

Vývozní obchodní operace představuje rozsáhlý komplex činností, které musí být provedeny ve vzájemném souladu a časových návaznostech tak, aby vývoz zboží proběhl úspěšně.

Dále bude rozebrán a popsán typický vývozní obchodní případ. Pro snazší orientaci je celý obchodní případ rozdělen do čtyř částí:

Přípravná část

1. Prvním krokem vývozní činnosti musí být ujasnění zboží, které chceme vyvážet, z pohledu množství a dodacích termínů. Je nutno vypracovat vývozní kalkulaci, z níž vyplyne jakou cenu můžeme požadovat. Ujasníme si rovněž dodací podmínky a jaké další obchodní technické služby můžeme nabídnout.
2. Následuje akvizice nebo též i propagace, (získaní zakázek), pro kterou musíme připravit vhodné informativní a propagační materiály.
3. Pokud budeme exportovat pomocí prostředníků, vyhledáme je a uzavřeme s nimi zastupitelské smlouvy. Poskytneme jim takové informace, aby mohli zdárně nabízet naše výrobky.
4. Po provedené akvizici dostaneme od zájemců poptávky, na které je třeba odpovědět. Musíme se však snažit rozlišovat, zda se jedná o vážné zájemce, či jen o cenový průzkum konkurence.
5. Vážným zájemcům posíláme nabídku, ve které uvedeme mimo jiné i cenu, dodací a platební podmínky z našeho pohledu.

Obchodní vyjednávání

1. Po obdržení objednávky s navrženou platební podmínkou " platba předem " nebo proti "dokumentárnímu akreditivu", tuto potvrdíme, protože máme platbu téměř zajištěnou. Pokud se jedná o dodávku na úvěr, o dodávku "dokumenty proti placení", nebo "platba po převzetí zboží", pak je dobré se co nejvíce zabezpečit proti nepřevzetí zboží a proti nezaplacení. Souběžně získáme informace o odběrateli.
2. V průběhu obchodního vyjednávání vzniká řada dokumentů, návrhů, požadavků a vzájemných kompromisů. Proto je nutné všechny dojednané podmínky shrnout do kupní smlouvy tak, aby představovala jeden souhrnný dokument - kontrakt - potvrzený exportérem a importérem. Kontrakt může mít více forem např.: konfirmační dokument, závazná objednávka atd. viz dále.
3. Dovozce často potřebuje pro vyřízení dovozních formalit tzv. proforma fakturu. Jedná se o předběžnou fakturu, neboť pro konečnou fakturu nemáme dostatek informací.
4. Pokud je ustanovena platební podmínka "platba předem", počkáme na obdržení platby (nebo stanovené akontace), v případě dokumentárního akreditivu nás banka informuje, že akreditiv byl otevřen a uvede podmínky pro jeho čerpání.

Realizační fáze

Od uzavření kupní smlouvy -- kontraktu, uběhne určitá doba, kdy exportér vyrábí (nakupuje) a kompletuje zboží k přepravě. Tato doba je od několika dnů až do roku.

1. Poté, co je zboží připraveno k expedici, avizujeme tuto skutečnost importérovi, který mnohdy zašle upřesněné‚ dopravní dispozice a současně se ujistíme, že kupující je stále aktivní.
2. Je-li nutné, sjednáme pojištění, poté zboží naložíme do dopravního prostředku, zpracujeme další dokumenty, vystavíme nákladní list, fakturu a další dokumenty.
3. Vyřídíme jednotnou celní deklaraci (JCD), provedeme tuzemské celní odbavení, a to buď sami nebo v našem zastoupení přepravce. Co se změní po vstupu ČR do EU najdete zde
4. Vývozce informuje dovozce o expedici avízem, které je nutno zaslat tak, aby došlo dříve než zásilka a dovozce se tak mohl připravit na převzetí zboží. Zboží se odesílá s platnými dokumenty přímo na dovozce nebo na určeného příjemce zboží, jestliže importér předem zaplatil, otevřel dokumentární akreditiv, nebo jde zásilka na úvěr. V případě "dokumentárního inkasa" se postupuje dle dispozic banky.
5. Při dokumentárním akreditivu předáme vyžádané dokumenty do banky. Dispoziční dokumenty posíláme spolu se zbožím dovozci, aby si mohl zboží převzít. Jestliže je platba po převzetí zboží či dodáme na úvěr, posíláme všechny dokumenty přímo dovozci.
6. Přejímka zboží, pokud dovozce zjistí, že zboží není v pořádku, dovozce sepisuje škodní protokol a o této skutečnosti nás bezodkladně informuje. V případě, že se jedná o poškození zboží během přepravy, řeší se to na místě přímo s přepravcem a pojišťovnou, pokud bylo zboží pojištěno.

Uzavření vývozního obchodního případu

1. Pro každý obchodní případ si vedeme pečlivou a časově posloupnou evidenci všech dokladů. Doporučuje se pořizovat záznamy i z telefonního nebo ústního jednání. Obchodní doklady archivujeme po dobu 10 let.
2. Po obdržení plateb vydáme příkaz k proplacení provize (pokud byla sjednána). Doporučuje se vypracovat výslednou ekonomickou kalkulaci a provedeme vyhodnocení celého obchodního případu.

Výše jsou stručně uvedeny jednotlivé kroky typického vývozního případu. Kurzivou proložená slova zahrnují klíčové činnosti v jednotlivých fázích.

Kontrolní otázky

• Stručně vyjmenuj jednotlivé kroky typického vývozního obchodního případu.
• Charakterizuj období přípravné fáze vývozního případu.
• Co je to akvizice?
• K čemu slouží zastupitelské smlouvy?
• Charakterizuj období vyjednávání u typického vývozního případu.
• Co je to proforma faktura?
• Jaký je rozdíl mezi kupní smlouvou a kontraktem?
• Charakterizuj období realizační fáze vývozního případu.
• Charakterizuj období uzavření vývozního případu.
• Jak dlouho se archivují obchodní dokumenty v ZO?